Assembleia-geral

Assembleia-geral 

Assembleia-geral e um órgão representativo, deliberativo ou administrativo com funções e competências específicas.

Qualquer sociedade prevê nos seus estatutos a forma de actuação da assembleia que devera reunir:

- Periodicamente – apreciando, discutindo e aprovar o relatório de contas, orçamentos, resultados e a administração do exercício transacto.

- Pontualmente – para tratar de assuntos e sua convocação – assembleia-geral extraordinária.

Os estatutos prevêem:

- A periodicidade das reuniões: 1 x ano ou…

- Data de convocação: 15 dias de antecedência

- As competências da A.G.

            - Aprovar: Relatório de contas, orçamento, aplicação de resultados

                             Delegação regionais

     Nomeação, honorária e exoneração dos sócios por proposta da direcção

                             Alteração de estatutos       

            - Dissolver a associação

- Forma de deliberação ou seja percentagem/permilagem de membros/votos necessários ao funcionamento da assembleia:

            - Votação de rotina

            - Alteração de estatutos

            - Dissolução (3/4 do nº de sócios ordinários)

As assembleias-gerais são dirigidas por um órgão “A mesa” composta por três elementos efectivos (presidente e dois secretários vogais) para convocar, organizar, dirigir e controlar as reuniões.

Deveremos ter uma especial atenção com a elaboração e publicação da convocatória.

Ordens de trabalhos

Discussão de assuntos versados ponto a ponto.

Moções apresentadas pela admissão devidamente assinada por quem as apresenta e possíveis alterações, denominadas emenda.

Grupo interacção e debate

Grupo reunido com capacidade criativa que essencial saber utilizar, o debate não é um substituto do trabalho pessoal especializado ou acção directiva.

Os interlocutores

Os participantes devem ter o dever de se adaptarem ao esquema de trabalho.

Os participantes

Devem: - Ser objectivos, persistentes, criativos, dinâmicos e disciplinados.

              - Ter iniciativa, confiança em si mesmos, espírito aberto e estabilidade emocional.

              - Mostrar reflexão, prudência, independência de julgamento e criatividade.

Para: - Prender a atenção dos ouvintes

         - Despertar o interesse pelo que vão expor

         - Convencer os receptores

         - Provocar a reacção desejada

O director/ moderador/ coordenador

Para que uma reunião se desenvolva de forma eficiente, disciplinada e eficaz, e necessário que alguém supervisione a sua organização e o seu decurso.

- Definir o problema

- Dar inicia a discussão

- Estimular, dirigir e manter a disciplina

- Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido

- Fazer as súmulas necessárias

- Elaborar a síntese final

O assunto

O critério a seguir é o objectivo com que se faz a reunião, o que se pretende conseguir. A exposição deve ser feita de forma breve, agradável, clara e directa, para despertar a atenção e a suscitar o interesse.

É importante falar com os ouvintes e não aos ouvintes admitindo possíveis objecções dos interlocutores.

As circunstancias

O local, a hora, o ambiente da sala e a disposição dos interlocutores na sala, etc., constituem factores que podem prejudicar seriamente a comunicação quando não devidamente considerados.

As causas mais comuns de fracasso de uma reunião são as seguintes:

            - Participantes mal escolhidos, impreparados, com inimizades entre si ou hostilidade em relação ao projecto debatido.

            - Insuficiência de elementos/dados informativos

            - Orientação deficiente

            - Director mal preparado

            - Local inadequado

            - Tempo mal calculado

A interacção e o debate

Num grupo, cada elemento traz a sua própria força, mas também o seu pensamento limitativo. Dai que nas reuniões se passe cerca de 80% do tempo a analisar os problemas e as suas origens, e os restantes 20% a estudar as alternativas possíveis e as mulheres soluções, quando deveria passar-se exactamente o contrario.