Ordem de trabalhos
Regras de base
- O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem participar um de cada vez não sendo permitido conversas particulares.
- As normas básicas de correcção e cortesia devem ser respeitadas, evitando ferir a sensibilidade dos outros com observações inapropriadas.
- Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstractas e o recurso a esquemas e diagramas complicadas.
- Ao mostrar dispositivos, deve-se fazer uma pausa na apresentação para dar tempo às pessoas de os lerem e cada diapositivo deve ser retirado logo após a sua utilização.
- Para aumentar a probabilidade de êxito da reunião devemos estabelecer uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva.
Planeamento e organização
Qualquer reunião deve ser planeada e organizada por mais simples e informal que seja.
- Em 1º lugar há que estabelecer
- Os assuntos a tratar e respectiva ordem.
- As pessoas a participarem
- A data, hora, duração prevista e local de realização
- Em segundo a que elaborar a convocatória/aviso e proceder à respectiva convocação/comunicação.
- E por fim há que preparar o local de trabalho e providenciar os suportes logísticos necessários.
Agenda e ordem de trabalhos
Quando se comunica a realização de uma reunião os assuntos a tratar são apresentados de forma esquematizada ordenada e sequencial, para facilitar o processamento dos trabalhos e permitir distribuir/controlar o tempo previsto para a reunião.
Numa reunião informal dá-se uma lista dos assuntos a tratar o nome de agenda: quando se trata de uma reunião formal ou assembleia-geral essa lista tem o nome de ordem de trabalhos.
Comunicação/Convocação
O anúncio da reunião pode ser formal ou informal, publicado na imprensa, veiculado no sistema de comunicações internas ou enviado pelo correio.
- Quando se trata de uma reunião de rotina ou agendada convém lembrar/confirmar pessoal ou telefonicamente a presença dos participantes com 24/48 horas de antecedência.
- Reunião extraordinária envolve um número considerável de pessoa (funcionários de um serviço) deve-se redigir uma comunicação interna com a indicação da hora, data local e assunto.
- Reunião formal ou assembleia-geral o anuncio e feito em convocatória enviada pelo correio (quando o numero de pessoas e reduzido), entregue o protocolo caso para assembleias-gerais de condomínios, ou publicada na imprensa diária, com a antecedência fixada pela lei ou pelos estatutos (normalmente 15 dias).
Elaboração da convocatória
A convocatória é elaborada a partir de elementos necessários para a sua divulgação.
Deve conter:
- Titulo (convocatória)
- Organismo da empresa e identificação do responsável pela convocatória (presidente da mesa da assembleia geral)
- Tipo de reunião (assembleia geral ordinária ou extraordinária)
- Data, lugar e hora da reunião.
- Agenda (enumeração dos assuntos a tratar), a que se da habitualmente o nome de origem de trabalhos.
Facultativamente pode ainda constar:
- Outros elementos identificados do organismo ou empresa (ramo de actividade, sede, telefone, telex)
- Referencia ao artigo dos estatutos ou à legislação
- Convocatória para horário posterior
Preparação do local de trabalho
Deve ser preparado com antecedência o local da reunião sendo necessário verificar
- Se há lugares suficientes e a disposição adequada ao tipo de reunião
- Se e necessário instalar equipamentos de suporte (fax, PC, portátil)
- Se a sala se encontra em condições de utilização:
- Iluminação
- Sistema de aquecimento/ventilação
- Tomadas/extensões
- Limpeza
Quanto a duração da reunião será ou não necessário prever:
- Cartões de marcação de lugares para os participantes
- Mesas de apoio ao equipamento logístico
- Garrafas de agua mineral e copos sobre a mesa de reuniões
- Mesa auxiliar com bebidas e aperitivos
- Decoração para a sala
- Serviço de café
- Cinzeiros
Em conclusão:
- O local deve ser adaptado ao tipo de reunião (distribuição de espaços, mesas e cadeiras, suportes logísticos…)
- As condições de iluminação, temperatura, arejamento e climatização devem ser apropriados às circunstâncias
- A disposição do mobiliário e a decoração devem contribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador.
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