Assembleia-geral
Assembleia-geral e um órgão representativo, deliberativo ou administrativo com funções e competências específicas.
Qualquer sociedade prevê nos seus estatutos a forma de actuação da assembleia que devera reunir:
- Periodicamente – apreciando, discutindo e aprovar o relatório de contas, orçamentos, resultados e a administração do exercício transacto.
- Pontualmente – para tratar de assuntos e sua convocação – assembleia-geral extraordinária.
Os estatutos prevêem:
- A periodicidade das reuniões: 1 x ano ou…
- Data de convocação: 15 dias de antecedência
- As competências da A.G.
- Aprovar: Relatório de contas, orçamento, aplicação de resultados
Delegação regionais
Nomeação, honorária e exoneração dos sócios por proposta da direcção
Alteração de estatutos
- Dissolver a associação
- Forma de deliberação ou seja percentagem/permilagem de membros/votos necessários ao funcionamento da assembleia:
- Votação de rotina
- Alteração de estatutos
- Dissolução (3/4 do nº de sócios ordinários)
As assembleias-gerais são dirigidas por um órgão “A mesa” composta por três elementos efectivos (presidente e dois secretários vogais) para convocar, organizar, dirigir e controlar as reuniões.
Deveremos ter uma especial atenção com a elaboração e publicação da convocatória.
Ordens de trabalhos
Discussão de assuntos versados ponto a ponto.
Moções apresentadas pela admissão devidamente assinada por quem as apresenta e possíveis alterações, denominadas emenda.
Grupo interacção e debate
Grupo reunido com capacidade criativa que essencial saber utilizar, o debate não é um substituto do trabalho pessoal especializado ou acção directiva.
Os interlocutores
Os participantes devem ter o dever de se adaptarem ao esquema de trabalho.
Os participantes
Devem: - Ser objectivos, persistentes, criativos, dinâmicos e disciplinados.
- Ter iniciativa, confiança em si mesmos, espírito aberto e estabilidade emocional.
- Mostrar reflexão, prudência, independência de julgamento e criatividade.
Para: - Prender a atenção dos ouvintes
- Despertar o interesse pelo que vão expor
- Convencer os receptores
- Provocar a reacção desejada
O director/ moderador/ coordenador
Para que uma reunião se desenvolva de forma eficiente, disciplinada e eficaz, e necessário que alguém supervisione a sua organização e o seu decurso.
- Definir o problema
- Dar inicia a discussão
- Estimular, dirigir e manter a disciplina
- Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido
- Fazer as súmulas necessárias
- Elaborar a síntese final
O assunto
O critério a seguir é o objectivo com que se faz a reunião, o que se pretende conseguir. A exposição deve ser feita de forma breve, agradável, clara e directa, para despertar a atenção e a suscitar o interesse.
É importante falar com os ouvintes e não aos ouvintes admitindo possíveis objecções dos interlocutores.
As circunstancias
O local, a hora, o ambiente da sala e a disposição dos interlocutores na sala, etc., constituem factores que podem prejudicar seriamente a comunicação quando não devidamente considerados.
As causas mais comuns de fracasso de uma reunião são as seguintes:
- Participantes mal escolhidos, impreparados, com inimizades entre si ou hostilidade em relação ao projecto debatido.
- Insuficiência de elementos/dados informativos
- Orientação deficiente
- Director mal preparado
- Local inadequado
- Tempo mal calculado
A interacção e o debate
Num grupo, cada elemento traz a sua própria força, mas também o seu pensamento limitativo. Dai que nas reuniões se passe cerca de 80% do tempo a analisar os problemas e as suas origens, e os restantes 20% a estudar as alternativas possíveis e as mulheres soluções, quando deveria passar-se exactamente o contrario.