Acta Número Um

Acta número um

Aos sete dias de Dezembro de dois mil e dez, pelas nove horas, decorreu na sala de reuniões da Escola Básica e Secundária Dr. Ângelo Augusto da Silva a primeira reunião do ano lectivo dois mil e dez, dois mil e onze………………….

E nada mais havendo a tratar, lavrou-se esta acta, que depois de lida e aprovada, vai ser assinada nos termos legais…………………………………………………

Assembleia-geral

Assembleia-geral 

Assembleia-geral e um órgão representativo, deliberativo ou administrativo com funções e competências específicas.

Qualquer sociedade prevê nos seus estatutos a forma de actuação da assembleia que devera reunir:

- Periodicamente – apreciando, discutindo e aprovar o relatório de contas, orçamentos, resultados e a administração do exercício transacto.

- Pontualmente – para tratar de assuntos e sua convocação – assembleia-geral extraordinária.

Os estatutos prevêem:

- A periodicidade das reuniões: 1 x ano ou…

- Data de convocação: 15 dias de antecedência

- As competências da A.G.

            - Aprovar: Relatório de contas, orçamento, aplicação de resultados

                             Delegação regionais

     Nomeação, honorária e exoneração dos sócios por proposta da direcção

                             Alteração de estatutos       

            - Dissolver a associação

- Forma de deliberação ou seja percentagem/permilagem de membros/votos necessários ao funcionamento da assembleia:

            - Votação de rotina

            - Alteração de estatutos

            - Dissolução (3/4 do nº de sócios ordinários)

As assembleias-gerais são dirigidas por um órgão “A mesa” composta por três elementos efectivos (presidente e dois secretários vogais) para convocar, organizar, dirigir e controlar as reuniões.

Deveremos ter uma especial atenção com a elaboração e publicação da convocatória.

Ordens de trabalhos

Discussão de assuntos versados ponto a ponto.

Moções apresentadas pela admissão devidamente assinada por quem as apresenta e possíveis alterações, denominadas emenda.

Grupo interacção e debate

Grupo reunido com capacidade criativa que essencial saber utilizar, o debate não é um substituto do trabalho pessoal especializado ou acção directiva.

Os interlocutores

Os participantes devem ter o dever de se adaptarem ao esquema de trabalho.

Os participantes

Devem: - Ser objectivos, persistentes, criativos, dinâmicos e disciplinados.

              - Ter iniciativa, confiança em si mesmos, espírito aberto e estabilidade emocional.

              - Mostrar reflexão, prudência, independência de julgamento e criatividade.

Para: - Prender a atenção dos ouvintes

         - Despertar o interesse pelo que vão expor

         - Convencer os receptores

         - Provocar a reacção desejada

O director/ moderador/ coordenador

Para que uma reunião se desenvolva de forma eficiente, disciplinada e eficaz, e necessário que alguém supervisione a sua organização e o seu decurso.

- Definir o problema

- Dar inicia a discussão

- Estimular, dirigir e manter a disciplina

- Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido

- Fazer as súmulas necessárias

- Elaborar a síntese final

O assunto

O critério a seguir é o objectivo com que se faz a reunião, o que se pretende conseguir. A exposição deve ser feita de forma breve, agradável, clara e directa, para despertar a atenção e a suscitar o interesse.

É importante falar com os ouvintes e não aos ouvintes admitindo possíveis objecções dos interlocutores.

As circunstancias

O local, a hora, o ambiente da sala e a disposição dos interlocutores na sala, etc., constituem factores que podem prejudicar seriamente a comunicação quando não devidamente considerados.

As causas mais comuns de fracasso de uma reunião são as seguintes:

            - Participantes mal escolhidos, impreparados, com inimizades entre si ou hostilidade em relação ao projecto debatido.

            - Insuficiência de elementos/dados informativos

            - Orientação deficiente

            - Director mal preparado

            - Local inadequado

            - Tempo mal calculado

A interacção e o debate

Num grupo, cada elemento traz a sua própria força, mas também o seu pensamento limitativo. Dai que nas reuniões se passe cerca de 80% do tempo a analisar os problemas e as suas origens, e os restantes 20% a estudar as alternativas possíveis e as mulheres soluções, quando deveria passar-se exactamente o contrario.

Agenda e ordem de trabalhos - Leitura complementar

Ordem de trabalhos

Regras de base

- O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem participar um de cada vez não sendo permitido conversas particulares.

- As normas básicas de correcção e cortesia devem ser respeitadas, evitando ferir a sensibilidade dos outros com observações inapropriadas.

- Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstractas e o recurso a esquemas e diagramas complicadas.

- Ao mostrar dispositivos, deve-se fazer uma pausa na apresentação para dar tempo às pessoas de os lerem e cada diapositivo deve ser retirado logo após a sua utilização.

- Para aumentar a probabilidade de êxito da reunião devemos estabelecer uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva.

Planeamento e organização

Qualquer reunião deve ser planeada e organizada por mais simples e informal que seja.

- Em 1º lugar há que estabelecer

            - Os assuntos a tratar e respectiva ordem.

            - As pessoas a participarem

            - A data, hora, duração prevista e local de realização

- Em segundo a que elaborar a convocatória/aviso e proceder à respectiva convocação/comunicação.

- E por fim há que preparar o local de trabalho e providenciar os suportes logísticos necessários.

Agenda e ordem de trabalhos

Quando se comunica a realização de uma reunião os assuntos a tratar são apresentados de forma esquematizada ordenada e sequencial, para facilitar o processamento dos trabalhos e permitir distribuir/controlar o tempo previsto para a reunião.

Numa reunião informal dá-se uma lista dos assuntos a tratar o nome de agenda: quando se trata de uma reunião formal ou assembleia-geral essa lista tem o nome de ordem de trabalhos.

Comunicação/Convocação

O anúncio da reunião pode ser formal ou informal, publicado na imprensa, veiculado no sistema de comunicações internas ou enviado pelo correio.

- Quando se trata de uma reunião de rotina ou agendada convém lembrar/confirmar pessoal ou telefonicamente a presença dos participantes com 24/48 horas de antecedência.

- Reunião extraordinária envolve um número considerável de pessoa (funcionários de um serviço) deve-se redigir uma comunicação interna com a indicação da hora, data local e assunto.

- Reunião formal ou assembleia-geral o anuncio e feito em convocatória enviada pelo correio (quando o numero de pessoas e reduzido), entregue o protocolo caso para assembleias-gerais de condomínios, ou publicada na imprensa diária, com a antecedência fixada pela lei ou pelos estatutos (normalmente 15 dias).

Elaboração da convocatória

A convocatória é elaborada a partir de elementos necessários para a sua divulgação.

Deve conter:

            - Titulo (convocatória)

            - Organismo da empresa e identificação do responsável pela convocatória (presidente da mesa da assembleia geral)

            - Tipo de reunião (assembleia geral ordinária ou extraordinária)

            - Data, lugar e hora da reunião.

            - Agenda (enumeração dos assuntos a tratar), a que se da habitualmente o nome de origem de trabalhos.

Facultativamente pode ainda constar:

            - Outros elementos identificados do organismo ou empresa (ramo de actividade, sede, telefone, telex)

            - Referencia ao artigo dos estatutos ou à legislação

            - Convocatória para horário posterior

                                                                              

Preparação do local de trabalho

Deve ser preparado com antecedência o local da reunião sendo necessário verificar

- Se há lugares suficientes e a disposição adequada ao tipo de reunião

- Se e necessário instalar equipamentos de suporte (fax, PC, portátil)

- Se a sala se encontra em condições de utilização:

- Iluminação

- Sistema de aquecimento/ventilação

- Tomadas/extensões

- Limpeza

Quanto a duração da reunião será ou não necessário prever:

- Cartões de marcação de lugares para os participantes

- Mesas de apoio ao equipamento logístico

- Garrafas de agua mineral e copos sobre a mesa de reuniões

- Mesa auxiliar com bebidas e aperitivos

- Decoração para a sala

- Serviço de café

- Cinzeiros

Em conclusão:

- O local deve ser adaptado ao tipo de reunião (distribuição de espaços, mesas e cadeiras, suportes logísticos…)

- As condições de iluminação, temperatura, arejamento e climatização devem ser apropriados às circunstâncias

- A disposição do mobiliário e a decoração devem contribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador.

Relatório sobre a Preparação da Reunião do Concelho Executivo

ESCOLA BÁSICA E SECUNDÁRIA DR. ÂNGELO AUGUSTO DA SILVA

Curso de Educação e Formação

Técnico de Secretariado – Tipo 3 – Nível 5

Ano Lectivo: 2010/2011

Relatório sobre a Preparação da Reunião do Concelho Executivo

Começamos por seleccionar a sala para a reunião que obtivesse espaço para vinte pessoas e para por as mesas em forma de O.

De seguida fizemos os suportes e as capas dos quais foi seleccionado o da Setfanie porque continha uma melhor apresentação para a reunião, fizemos os suportes

no computador para depois recortar e colar em forma de pirâmide, as capas foram feitas em cartolina e depois foram colados os cabeçalhos com o nome da escola.

Foram requisitados um computador e um projector e material de escrita (canetas, folhas de papel…).

Para beber colocamos garrafas de água com um pires e um guardanapo com um copo por cima para cada elemento as mesas foram emprestadas pela biblioteca já as cadeiras tinha na sala, foram feitos seis arranjos de flores para por na mesa que foram arranjados        por uma senhora da biblioteca e pela professora Dalila e foram colocados numa esponja verde que continha água para as manter frescas e em bom estado.

Por fim levamos tudo para a sala 2.1 para colocarmos nos devidos lugar e tudo organizado quando deu o toque de saída mais de metade da turma foi embora mas ainda ficaram cinco alunas a organizar o resto quando deram por falta de duas garrafas de água então a professora teve de comprar mais duas garrafas para colocar na mesa, verificamos tudo se estava em ordem e de seguida fomos embora deixando tudo muito bem organizado e com um bom aspecto.

 Trabalho Elaborado por: Elisabete Freitas Nº6

Questões sobre organização de reuniões

Questões da organização de reuniões

1. Qual é o objectivo da organização de uma reunião?

2. O que entendes por posição hierárquica?

3. Quais são as fases da planificação duma sala?

4. Quais as principais condições da sala que deve verificar?

5. Em relação a presidência que lugar ocupará?

6. Quantos tipos de distribuição existem?

Eventos de carácter externo

Vantagens e desvantagens dos orgãos de staff / Tipo de organigrama

As vantagens de um órgão de staff são: garantir a hierarquia, a autoridade e prestar assessoria da execução das tarefas.

As desvantagens são: conflitos entre os órgãos de linha e de staff pois estes tendem a expor as suas ideias e sugestões.

O organigrama clássico foi o que eu escolhi. Os órgãos ou os seus elementos aparecem por rectângulos e as relações entre eles por linhas. Escolhi este porque como o nome diz ele é clássico e é um tipo de organigrama que todos conhecem.